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Problemstellung:

Manchmal benutzt man eine fortlaufende Nummerierung.

Wenn diese kein Autowert ist möchte man vielleicht manchmal fehlende Nummern (durch Löschung o.ä.)

wieder verwenden.

Dies manuell zutun wäre etwas mühselig, aber das kann auch MS-Access.

Lösung:

In der Tabelle in der eine lfd. Nummer eingetragen werden soll muss natürlich das Feld vorhanden sein.

Wir nehmen als Bsp. mal die Tabelle "tbl_Test" und das Feld soll "ArchivNr" lauten.

Jetzt kommen wir zur eigentlichen Funktion zum Ermitteln der Nummer/Zahl.

Public Function GetNextFreeNumber(rRS As DAO.Recordset, sField As String) As Long
    Dim n As Long
    Dim nMaxNumber As Long
    Dim sNumber As String

    'Recordset sortieren und höchsten Wert ermitteln
    rRS.Sort = sField
    rRS.MoveLast
    nMaxNumber = rRS(sField)

    'DS im Recordset durchlaufen
    'Prüfen ob Nummer vorhanden
    For n = 1 To nMaxNumber
        sNumber = sField & "=" & n
        With rRS
            .FindFirst sNumber
            If .NoMatch = True Then
                'Wenn Nummer nicht vorhanden = Nummer Zähler n
                GetNextFreeNumber = n
                Exit For
            Else
                'Wenn Nummer vorhanden; höchster Wert+1
                GetNextFreeNumber = nMaxNumber + 1
            End If
        End With
    Next n
End Function

Diese Funktion durchläuft das übergebene Recordset und prüft im angegebenen Feld ob

alle Nummern/Zahlen vorhanden sind. Sind alle vorhanden wird der höchste Wert mit 1 addiert.

Fehlt eine Nummer/Zahl wird die Schleife verlassen und die Funktion gibt die fehlende Nummer/Zahl zurück.